Una PEC per ogni amministratore: tutti gli amministratori devono comunicarla al Registro Imprese

L’obbligo di iscrivere la PEC personale di ciascun amministratore nel Registro delle imprese si applica anche alle società istituite prima del 1° gennaio 2025, come chiarito da una nota del MIMIT.

Tutti gli amministratori, sia essi persone fisiche o giuridiche con responsabilità dirette nella gestione e nell’organizzazione aziendale, devono avere un proprio indirizzo PEC registrato. Questo requisito si estende anche ai liquidatori delle società.

Una PEC per ogni amministratore:

È importante che ogni amministratore disponga di una PEC individuale per evitare complicazioni e per mantenere una comunicazione chiara e diretta con terzi legittimamente interessati. Le società hanno tempo fino al 30 giugno 2025 per fornire tali indirizzi PEC.

Questo obbligo riguarda tutte le forme societarie, comprese le società di persone e di capitali, ad eccezione delle società semplici, tranne quelle che svolgono attività agricola, e delle società di mutuo soccorso.

Le comunicazioni effettuate per questo adempimento sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.

In caso di presentazione di una domanda di iscrizione, di nomina o di rinnovo di un amministratore da parte di un’impresa soggetta a questo obbligo, la Camera di Commercio dovrà sospendere il procedimento e dare all’impresa un termine adeguato, non superiore a trenta giorni, per integrare l’informazione mancante. In assenza di ottemperanza all’obbligo di iscrizione della PEC degli amministratori entro tale termine, la domanda verrà rigettata.

Le violazioni a questa normativa comportano una sanzione amministrativa pecuniaria che varia da 103 a 1.032 euro, con la possibilità di ridurre la sanzione a un terzo se la comunicazione o il deposito viene effettuato entro trenta giorni dalla scadenza dei termini prescritti.

A seguito di quanto sopra si consigliano tutti gli amministratori a:

• Attivare una casella PEC per ogni amministratore
• Procedere alla comunicazione al Registro imprese:
  • Immediatamente per le società neo costituite
  • Prima della presentazione di qualsiasi comunicazione al registro delle imprese
  • In ogni caso entro e non oltre il 30 giugno 2025

 

Inutile sottolineare l’importanza del controllo costante e quotidiano di tutti gli indirizzi PEC della società e degli amministratori in quanto, una volta iscritti e resi pubblici, assumono valore di domicilio digitale ed ogni comunicazione ivi ricevuta ha valore di notifica al pari della posta raccomandata.

 

Sintetizziamone il funzionamento:

 

La Posta Elettronica Certificata (PEC) rappresenta un metodo di comunicazione via email che, a differenza della posta elettronica ordinaria, possiede un valore legale confermato. Questo sistema include vari attori:

• il mittente, che invia il messaggio e gli allegati attraverso la PEC,
• il gestore del servizio PEC del mittente,
• il destinatario della comunicazione,
• il gestore del servizio PEC del destinatario.

Mittenti e destinatari possono essere individui, enti pubblici, aziende o associazioni. È essenziale che entrambi possiedano un indirizzo PEC attivo presso un gestore autorizzato e registrato all’elenco dell’Agenzia per l’Italia Digitale per garantire il successo dell’invio.

L’invio di una PEC genera ricevute che confermano:

• l’avvenuto invio,
• la consegna al destinatario,
• l’integrità del contenuto durante il trasferimento.

Queste conferme hanno la stessa validità legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. L’indirizzo PEC utilizzato viene considerato come domicilio digitale valido per le comunicazioni legali, come definito nel Regolamento eIDAS e nel CAD.

Recentemente, è stato richiesto che diversi soggetti economici designino un domicilio digitale. Dal 6 giugno 2023, ogni cittadino maggiorenne con un indirizzo PEC può registrarlo come proprio domicilio digitale presso l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INAD).

La PEC è quindi cruciale per molte comunicazioni ufficiali e legali, incluse:

• l’invio e la ricezione di documenti da e verso enti pubblici,
• interazioni con professionisti come avvocati e commercialisti,
• la cancellazione di contratti,
• comunicazioni aziendali,
• e per avvocati, l’invio di notifiche legali.

 

Ignorare una PEC equivale a ignorare una notifica ufficiale o una raccomandata con ricevuta di ritorno; questo può comportare la perdita di diritti, termini e opportunità legali.

Si ricordano, a titolo di esempio, alcune conseguenze:

• la mancata lettura di una PEC può far decorrere termini di prescrizione o decadenza, impedendo di far valere i propri diritti;
• le comunicazioni di accertamenti fiscali, comunicazioni di rimborso e altri atti amministrativi avvengono tramite PEC; ignorarle può portare a sanzioni e alla perdita di benefici;
• le notifiche di atti giudiziari, come citazioni e sentenze, avvengono tramite PEC; ignorarle può portare alla perdita di cause legali;
• le notifiche di decreti ingiuntivi, atti di precetto, pignoramenti e altre procedure esecutive possono avvenire tramite PEC; ignorarle può portare alla perdita di beni, inclusa la casa;
• la mancata conoscenza di atti giudiziari notificati tramite PEC può portare a condanne e sanzioni, senza possibilità di invocare l’ignoranza;
• in caso di provvedimenti sanzionatori o “bonari”, si potrebbero perdere benefici legati al tempestivo versamento o alla possibilità di fornire chiarimenti in autotutela.

 

Gestione della PEC

Per molti soggetti obbligati ad attivare un indirizzo PEC ma poco avvezzi alle tecnologie digitali potrebbe sembrare una buona idea quella di affidarne la gestione ad altri (familiari, collaboratori, dipendenti o consulenti).

Affidare il monitoraggio della PEC a un collaboratore o consulente è possibile, ma richiede attenzione, fiducia e il rispetto delle normative sulla privacy.

È essenziale formalizzare l’incarico con un contratto di nomina a responsabile del trattamento e adottare adeguate misure di sicurezza.

 

La conservazione

L’obbligo di mantenere archiviati i messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC) si basa sugli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile. L’articolo 2214 richiede agli imprenditori di conservare sistematicamente gli originali e le copie di lettere, telegrammi e fatture legate a ogni singolo affare. L’articolo 2220 estende questa necessità a un periodo di dieci anni per la conservazione di tali documenti.

Dato che la PEC è riconosciuta legalmente al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno, i messaggi inviati tramite questo sistema rientrano negli stessi obblighi di conservazione stabiliti per i documenti cartacei dal Codice Civile.

Ciò implica che i messaggi PEC, soprattutto quelli contenenti documenti di importanza legale come fatture e contratti, debbano essere archiviati per il periodo legalmente richiesto, generalmente dieci anni, garantendo che rimangano integri, autentici e leggibili nel tempo.

La conservazione accurata dei messaggi PEC è essenziale per diverse ragioni:

• Protezione legale: in caso di dispute legali, i messaggi PEC archiviati correttamente possono servire da prova;
• Obblighi fiscali: è necessario conservare le fatture elettroniche inviate e ricevute via PEC per scopi fiscali;
• Gestione aziendale: conservare i messaggi PEC aiuta a tracciare le comunicazioni e le transazioni commerciali.

Per quanto riguarda le tecniche di archiviazione, esistono principalmente due metodi:

• Conservazione sostitutiva: questo metodo è il più sicuro e raccomandato, poiché utilizza sistemi accreditati che assicurano la validità legale dei documenti nel corso del tempo.
• Archiviazione autonoma: questa opzione permette di salvare i messaggi PEC localmente (ad esempio, su computer o hard disk). Tuttavia, presenta rischi maggiori come la possibile perdita di dati o la manipolazione dei messaggi, che potrebbero compromettere la loro validità legale in caso di controversie.